Chính sách bảo mật

Cập nhật lần cuối: 29/10/2026

1. Chúng tôi là ai

Hafoso ("Hafoso", "chúng tôi") cung cấp nền tảng trực tuyến giúp tổ chức xây dựng website, thu thập biểu mẫu, quản lý hồ sơ, chăm lo đội ngũ và tự động hóa công việc. Chính sách này giải thích cách chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân trên hafoso.com, trong tài khoản của bạn và trong các không gian làm việc chúng tôi lưu trữ, theo quy định của pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

2. Vai trò của chúng tôi

• Đối với khách truy cập website, người liên hệ với chúng tôi và chủ tài khoản của khách hàng, Hafoso quyết định mục đích và cách thức xử lý dữ liệu (chúng tôi là Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân).
• Đối với dữ liệu khách hàng đưa vào không gian làm việc của họ, như khách hàng, nhân viên và dữ liệu biểu mẫu của họ, khách hàng quyết định cách sử dụng và Hafoso xử lý thay mặt họ (chúng tôi là Bên Xử lý dữ liệu cá nhân). Câu hỏi về dữ liệu này xin gửi đến tổ chức quản lý không gian làm việc đó.

3. Dữ liệu chúng tôi thu thập

• Dữ liệu tài khoản: họ tên, email, mật khẩu (chỉ lưu dưới dạng mã hóa một chiều), ngôn ngữ, các không gian làm việc bạn tham gia và vai trò của bạn.
• Dữ liệu tổ chức và thanh toán: tên tổ chức, gói dịch vụ, hóa đơn và người liên hệ thanh toán. Thông tin thẻ và tài khoản ngân hàng được nhập tại nhà cung cấp thanh toán và không bao giờ được Hafoso lưu trữ.
• Tin nhắn: nội dung bạn gửi qua biểu mẫu, email hoặc điện thoại, bao gồm yêu cầu giới thiệu sản phẩm hoặc hỗ trợ.
• Nội dung không gian làm việc: trang, tệp, dữ liệu biểu mẫu, hồ sơ vụ việc, hồ sơ nhân viên và các dữ liệu khác do khách hàng và người dùng của họ thêm vào. Nội dung này có thể bao gồm dữ liệu cá nhân của khách hàng và nhân viên của họ.
• Dữ liệu kỹ thuật: địa chỉ IP, loại trình duyệt và thiết bị, trang đã truy cập, ngày giờ truy cập, được lưu trong nhật ký máy chủ để vận hành và bảo mật dịch vụ.

4. Mục đích sử dụng

• Tạo và vận hành tài khoản, không gian làm việc của bạn và cung cấp các tính năng bạn sử dụng.
• Xử lý thanh toán, xuất hóa đơn và lưu chứng từ kế toán.
• Trả lời tin nhắn và hỗ trợ bạn.
• Gửi email dịch vụ, như liên kết đăng nhập, thông báo bạn đã bật và các thay đổi quan trọng về dịch vụ.
• Bảo vệ an toàn nền tảng, ngăn chặn lạm dụng và khắc phục sự cố.
• Cải thiện Hafoso, sử dụng thông tin tổng hợp bất cứ khi nào có thể.
• Gửi tin tức về Hafoso, chỉ khi bạn đồng ý nhận. Bạn có thể hủy đăng ký bất cứ lúc nào.

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân khi có sự đồng ý của bạn, hoặc khi cần thiết để cung cấp dịch vụ bạn đã đăng ký, thực hiện nghĩa vụ pháp lý, hoặc trong các trường hợp khác pháp luật cho phép. Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân và không sử dụng nội dung không gian làm việc cho mục đích quảng cáo.

5. Cookie

Hafoso sử dụng một số ít cookie: một cookie để duy trì đăng nhập, và các cookie khác để ghi nhớ ngôn ngữ và giao diện sáng hoặc tối. Thiếu các cookie này, dịch vụ không thể hoạt động. Nếu một website trên Hafoso bật công cụ phân tích như Google Analytics, website đó cũng đặt cookie phân tích theo chính sách riêng của họ. Bạn có thể xóa hoặc chặn cookie trong cài đặt trình duyệt.

6. Chia sẻ dữ liệu

• Nhà cung cấp dịch vụ giúp chúng tôi vận hành Hafoso: lưu trữ đám mây và tệp, gửi email, và nhà cung cấp thanh toán (như Paddle và Airwallex). Họ chỉ được sử dụng dữ liệu để cung cấp dịch vụ cho chúng tôi, theo hợp đồng và với biện pháp bảo vệ phù hợp.
• Các tích hợp khách hàng bật trong không gian làm việc, như webhook đến hệ thống của họ. Khách hàng tự chọn dữ liệu được gửi đi.
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi pháp luật yêu cầu, hoặc để bảo vệ quyền, tài sản và sự an toàn của người dùng và cộng đồng.

Một số nhà cung cấp của chúng tôi lưu trữ hoặc xử lý dữ liệu ngoài lãnh thổ Việt Nam. Khi chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài, chúng tôi thực hiện theo quy định của pháp luật Việt Nam và áp dụng biện pháp bảo vệ ở mức tương đương.

7. Thời gian lưu trữ

• Dữ liệu tài khoản và không gian làm việc: trong thời gian tài khoản còn hoạt động. Sau khi không gian làm việc bị đóng, nội dung được xóa trong vòng 90 ngày, kể cả trong bản sao lưu.
• Hóa đơn và chứng từ kế toán: trong thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán và thuế Việt Nam.
• Tin nhắn và yêu cầu hỗ trợ: tối đa 3 năm để tiện theo dõi.
• Nhật ký máy chủ: tối đa 12 tháng.

8. Bảo vệ dữ liệu

Mỗi không gian làm việc được tách biệt với các không gian khác. Dữ liệu được mã hóa khi truyền, quyền truy cập được giới hạn theo vai trò và phân quyền, mật khẩu được mã hóa một chiều và dữ liệu được sao lưu định kỳ. Nếu xảy ra vi phạm dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ nhanh chóng khoanh vùng và thông báo cho người bị ảnh hưởng và cơ quan chức năng theo quy định của pháp luật.

9. Quyền của bạn

Theo pháp luật Việt Nam, bạn có quyền được biết, đồng ý, truy cập, chỉnh sửa, xóa và nhận bản sao dữ liệu cá nhân của mình, yêu cầu hạn chế hoặc phản đối việc xử lý, rút lại sự đồng ý, khiếu nại và yêu cầu bồi thường. Việc rút lại sự đồng ý không ảnh hưởng đến việc xử lý đã được thực hiện trước đó.

Bạn có thể tự cập nhật phần lớn thông tin tài khoản. Với các yêu cầu khác, hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới. Chúng tôi có thể cần xác minh danh tính của bạn trước và sẽ phản hồi trong thời hạn pháp luật quy định. Nếu yêu cầu liên quan đến dữ liệu trong không gian làm việc của một khách hàng, chúng tôi sẽ chuyển yêu cầu đến khách hàng đó.

10. Trẻ em

Hafoso là dịch vụ dành cho tổ chức và không hướng đến trẻ em. Chúng tôi không chủ đích thu thập dữ liệu cá nhân của trẻ em dưới 16 tuổi, trừ khi khách hàng nhập vào không gian làm việc với sự đồng ý theo quy định của pháp luật.

11. Thay đổi chính sách

Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này khi Hafoso hoặc pháp luật thay đổi. Phiên bản mới sẽ được đăng tại đây kèm ngày cập nhật, và chủ tài khoản sẽ được thông báo qua email hoặc trong ứng dụng trước khi thay đổi quan trọng có hiệu lực.

12. Liên hệ

Mọi câu hỏi về chính sách này hoặc dữ liệu cá nhân của bạn, xin liên hệ:

• Email: hello@hafoso.com
• Điện thoại: +84 975 411 939
• Địa chỉ: 215/64 Nguyễn Xí, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam